忘年会の幹事がやること：2か月前から翌日までの段取りとチェックリスト

「今年の忘年会、幹事をお願いできる？」と頼まれたら、最初の1週間で動けるかどうかで、そのあとの忙しさが大きく変わります。12月の会場は早く埋まり、参加者の予定もすぐにふさがるからです。2か月前から翌日の精算までにやることを時期ごとに並べ、会場が居酒屋でもホテルでも使える形にまとめました。

忘年会の幹事のやること一覧（時期ごとのスケジュール）

全体を先に見ておくと、いま何をすべきかで迷いません。開催日から逆算した目安です。

2か月前：目的と予算を決める

最初に上司と決めておきたいのは「誰のための、何のための会か」です。1年の慰労が中心なのか、表彰をしたいのか、ふだん関わらない部署どうしの交流が目的なのかで、会場も進行も変わります。

予算は、会社の補助があるかどうか、あるならいくらまでかを確かめます。総額から補助を引き、人数で割ったものが会費の土台です。景品代や二次会を会費に含めるかも、この時点で決めておくとあとで揉めません。

日程調整を早く終わらせるコツ

候補日は2〜3日に絞り、社長や部長など「この人がいないと始まらない人」の予定を先に押さえます。全員の都合を聞いてから決めようとすると、12月はいつまでも決まりません。決算や繁忙期の部署がある場合は、その部署の責任者にも早めに相談しておくと安心です。

調整は、日程調整のツールや共有の出欠表を使うと、回答の取りまとめが楽になります。

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出欠の取り方：聞いておく項目

出欠の案内では、次の項目を一度に聞いておくと、あとから何度も確認せずに済みます。

1. 名前と所属
2. 出席・欠席
3. 二次会の参加（開く場合）
4. 食物アレルギーや苦手な食べ物
5. お酒を飲むかどうか

締め切りの日付をはっきり書き、当日に欠席するときの連絡先（幹事の携帯やチャット）も添えておきます。締め切りを過ぎても返事がない人には、全体への催促より個別の声かけが効きます。

会場選びで迷わないための基準

幹事の仕事のなかでも、会場選びは時間がかかりやすいところです。迷ったら、次の順に比べると決めやすくなります。

最後の「決まり」は見落としやすい項目です。12月は体調を崩す人も出るので、人数を減らせる期限と、そのあとにかかる料金は予約の前に確かめておきます。

空き状況と料金を問い合わせる

会費の決め方と集め方

会費は、1人あたりの会場代に景品代を足し、補助を差し引いて決めます。役職者に多めに出してもらう場合は、事前に本人の了解を取ってから案内に書きます。

集め方は、事前の振込やキャッシュレスで集めると当日の受付が楽になります。当日に集めるなら、名簿にチェック欄を作り、釣り銭と封筒を用意しておきましょう。

景品とビンゴの準備

景品は、総額を先に決めてから「1等・2等・3等・参加賞」に分けると、予算をはみ出しません。かさばる景品は目録にして、当日は目録だけを渡す方法もあります。

ビンゴをするなら、カードは人数分に予備を足して用意し、抽選はアプリやビンゴマシンを使います。景品の数が多いと時間がかかるので、20〜30分で終わる数に絞るのが進行のコツです。

挨拶の順番と、頼み方

一般的な流れは「開会の言葉（幹事）→ 主催者の挨拶（社長や部長）→ 乾杯の挨拶 → 歓談 → 余興 → 締めの挨拶 → 閉会」です。乾杯と締めは、主催者の次の立場の方に頼むことがよくあります。

依頼は3週間前までに、本人へ直接お願いし、メールでも日時・順番・話す長さ（1〜3分ほど）を送っておきます。前日にもう一度声をかけると、当日の行き違いを防げます。

当日の持ち物チェックリスト

• 参加者の名簿（会費のチェック欄つき）
• 釣り銭と封筒、領収書の控え
• 進行表（挨拶の方の名前と順番）
• 景品・目録、ビンゴカード、抽選の道具
• 会場の予約内容（時間・人数・連絡先）
• 携帯の充電器、筆記用具、ゴミ袋

終わったあと：精算とお礼

当日か翌日のうちに、集めた会費・会場代・景品代を表にまとめ、領収書と一緒に保管します。余ったお金の扱い（返金するか、次回に回すか）は、上司と相談して参加者に伝えます。

お礼は翌日の午前中に、挨拶をしてくれた方には個別に、参加者には全体に送ります。写真の共有と忘れ物の連絡もこのときに。会場の良かった点や反省を短くメモしておけば、来年の幹事への何よりの引き継ぎになります。

会場を貸切クルーズにすると、何が楽になる？

会場の候補に貸切クルーズを入れるなら、まず日程です。11月下旬から12月は、忘年会のご予約が集中する時期なので、候補日が決まった段階で見積もりを取ってください。人数は仮でかまいませんし、予約のあとでも乗船の31日前までなら無料で取り消せます（利用規約 第11条）。

料理と飲み放題が付いたパーティープラン（40名様から・乗船時間120分）なので、店ごとに料理を比べる手間はありません。ビンゴの景品は事前に弊社へ送っておけば、当日スタッフが船へ運び込みます（幹事手ぶら乗船サービス）。重い景品を抱えて電車に乗らずに済みます。

船は、会で何をしたいかから選ぶと迷いません。1年の表彰をスライドで見せるなら、大型モニターと音響設備のあるフロンティアルーツ。カラオケやマイクで盛り上がりたい職場なら、マイク・カラオケ設備のあるマルコポーロが候補です。どちらも最適な人数は50〜70名様です。

人数は乗船の3日前までに確定していただきます（利用規約 第10条）。3日前までなら減員は無料ですが、それ以降は減った人数分の料金に前々日50%・前日70%・当日100%のキャンセル料がかかり、船の貸切料金のように人数で変わらない料金は減額されません。船ごとの最低運航人数を下回ると、最低運航人数分の料金がかかります（利用規約 第11条）。船は遅れた人を待てないので、集合時刻は出航の少し前に設定して案内しましょう。乾杯や表彰の進行は幹事様にお任せしています（利用規約 第19条）。

よくある質問

忘年会の幹事はいつから準備を始めればいいですか？

開催の2か月前に目的と予算を決め、候補日が決まりしだい会場を予約するのが目安です。12月は会場の予約が早く埋まりやすいので、頼まれたらすぐ候補日を決めましょう。

会費は事前に集めたほうがいいですか？

当日の受付と会計が楽になるので、事前の振込やキャッシュレスがおすすめです。当日に集める場合は、名簿のチェック欄と釣り銭を用意しておきます。

直前に欠席者が出たらどうなりますか？

会場によって決まりが違うので、予約の前に確かめておきます。貸切クルーズの場合、3日前までの減員は無料で、それ以降は上の割合のキャンセル料がかかります（利用規約 第11条）。

クリスマスパーティーと兼ねてもいいですか？

兼ねる会社もあります。余興や景品の選び方は会社のクリスマスパーティーの企画の記事にまとめました。

12月の候補日が2〜3日あれば、空いている船を探しやすくなります。日にちと人数の目安を無料お見積もりからお送りいただければ、1営業日以内にご連絡します。船上の忘年会のプランは忘年会・新年会の貸切クルージングのページにあります。