歓迎会の幹事の進行ガイド：120分の進行表（台本）と挨拶・ゲームの例

歓迎会の幹事で気が重いのは、会場の手配よりも当日の進行かもしれません。主役の新入社員はまだ誰とも打ち解けておらず、最初の30分の空気は幹事さんの段取りで決まります。そのまま使える120分の進行表と、挨拶の頼み方、自己紹介とゲームの回し方を、台本の言い回しも添えて紹介します。

歓迎会の進行表（120分の例）

まずは全体の流れです。時間はあくまで目安で、迎える人数が多いほど自己紹介の枠を広げます。

自己紹介を乾杯の直後ではなく20分ほどあとに置いているのは、食事でひと息ついてからのほうが聞く側も話す側も落ち着くからです。逆に、迎える人数が少なく緊張をほぐしたい場合は、乾杯の直後に短く済ませる方法もあります。

開会・乾杯・挨拶は誰に、いつ頼む？

歓迎会では、歓迎の挨拶を部署で最も上の立場の方に、乾杯をその次の方に頼むことが多いようです。締めの挨拶は、乾杯と別の方にお願いすると、より多くの人に出番が回ります。

依頼は1〜2週間前までに、本人に直接お願いします。そのとき伝えるのは次の3つです。

1. 何番目に、何分くらい話してほしいか（挨拶は2〜3分、乾杯は1分ほど）
2. 迎える人の名前と配属先（挨拶の中で名前を呼んでもらうため）
3. 当日の会場と開始時刻

開会の言葉は幹事が担当します。「本日はお忙しいなかお集まりいただき、ありがとうございます。今日は〇〇さん、〇〇さんを迎える会です。最後まで楽しんでください」くらいの短さで十分です。

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自己紹介を盛り上げる工夫

自己紹介は、話すことを事前に決めておくと、本人の緊張がぐっと減ります。1週間前までに新入社員へ「名前・出身・休日の過ごし方・ひと言」の4つを話してほしいと伝え、1人1分を目安にお願いしましょう。

聞く側を巻き込むなら、事前に簡単なアンケートを取り、「意外な特技」や「最近はまっていること」を幹事がひと言添えて紹介する方法があります。顔写真とアンケートの答えをスライドにまとめて映すと、名前と顔を覚えてもらいやすくなります。

迎える人数が多く、全員が話すと時間が足りないときは、テーブルごとに自己紹介をしてもらい、全体の前では名前と配属先だけにします。

初対面でも盛り上がるゲーム例

ゲームは、ルールの説明が1分で終わるものを選ぶと、初対面どうしでもすぐに始められます。

共通点探し

チームで3分間話し合い、メンバー全員に共通することをいくつ見つけられるかを競います。話すきっかけが自然に生まれるので、歓迎会の最初のゲームに向いています。

新入社員クイズ

事前のアンケートから「〇〇さんの出身地は？」「〇〇さんが学生時代に続けていたことは？」といった問題を作り、チームで答えます。新入社員のことを知るきっかけになり、本人も話題にされることで輪に入りやすくなります。

ジェスチャーゲーム

お題を声を出さずに伝え、チームで当てます。言葉がいらないので、話すのが苦手な人も参加しやすいゲームです。

チーム分けのコツ

チームは4〜6人にし、新入社員が各チームに1人ずつ入るよう分けます。部署や年次も混ぜると、ふだん話さない先輩とのつながりができます。くじで決めると見せて、あらかじめ割り振りを決めておくのが幹事のひと工夫です。

空き状況と料金を問い合わせる

当日、幹事が気をつけたい3つのこと

1つめは時間です。歓談が盛り上がると押しがちなので、進行表の右に「終わらせる時刻」を書き、5分前に次の担当へ声をかけます。2つめは、主役を1人にしないこと。ゲームのあとや席替えのときに、新入社員の周りが空いていないかを見て回ります。3つめは写真です。乾杯・自己紹介・集合写真の3つを撮っておけば、あとで共有したときに思い出として残ります。撮影は誰かに頼んでおき、幹事さんは進行に集中しましょう。

締めの挨拶と、そのあと

締めは、新入社員から「今日のお礼と抱負」をひと言もらってから、役職者の挨拶につなぐと、会のまとまりが出ます。閉会後は二次会の有無と場所を伝え、参加しない人が帰りやすい空気をつくっておきましょう。

新入社員への配慮で気をつけたいこと

歓迎会の主役が楽しめなければ、会の意味がありません。進行とは別に、次のことにも気を配ります。

• お酒を勧めすぎない。飲めない人のためのソフトドリンクを用意する
• 20歳未満の人がいる場合は、お酒を出さない（法律で禁じられています）
• 一気飲みや、余興・芸の強要をしない
• 新入社員どうしで固まらないよう、先輩の近くの席にする
• 主役の会費はもらわない（会社やほかの参加者で負担する）ことを先に決めておく
• 終わりの時刻を守り、帰りの交通を気にせず過ごせるようにする

船の上で歓迎会を開くときの流れ

会場を貸切クルーズにすると、乗っているのは自分たちだけなので、自己紹介やゲームもほかのお客様を気にせずに進められます（音量には船ごとの決まりがあります。利用規約 第17条）。乗船時間120分が基本なので、上の進行表がそのまま当てはまります。お店の歓迎会と違うのは、主に準備と始まり方です。料理と飲み物は乗った時点でセッティングされているので、乾杯までの待ち時間が短くてすみます。ゲームの道具や景品も、前もって弊社へ送っておけます。芸人やマジシャンを呼んで余興の時間をつくることもご相談いただけます。

出航の時刻は遅れて来る人がいても遅らせられないので（利用規約 第17条）、集合時刻は早めに案内してください。乗り場は、使える桟橋が船によって違います。選び方は乗り場の選び方の記事にまとめています。

設備から船を選ぶこともできます。自己紹介のスライドを大きく映すなら、大型モニターのあるフロンティアルーツ。歓迎の挨拶や新入社員のひと言をマイクで全員に届けたいなら、マイク・カラオケ設備のあるマルコポーロです。ほかの船を使う場合は、プロジェクターやマイクを使えるかを見積もりのときに確かめてください。

よくある質問

進行表はいつまでに作ればいいですか？

挨拶を頼む1〜2週間前までに下書きを作り、挨拶をお願いする方にも共有します。前日に時間を見直して、進行役と写真係に配っておきます。

自己紹介を嫌がる新入社員がいたら？

無理に全体の前で話してもらう必要はありません。名前と配属先だけを幹事が紹介し、あとはテーブルごとの会話に任せる形にしましょう。

船の上の歓迎会では、進行をスタッフに任せられますか？

進行は幹事様にお任せしています（利用規約 第19条）。クルーズにはスタッフが1名以上同乗するので、船内のことはスタッフにご相談ください。

20歳未満の新入社員がいる場合は？

20歳未満の方の飲酒と喫煙は法律で禁じられていて、貸切クルーズの船の上でも同じです（利用規約 第17条）。年齢の確認のため、身分証明書をお願いすることがあります。乾杯はソフトドリンクで参加してもらいましょう。

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