大学の謝恩会・卒業パーティーの幹事がやること：段取り・会費・当日の流れ

大学の謝恩会や卒業パーティーの幹事を引き受けたけれど、何から始めればいいのか分からない。そんな学生の方に向けた記事です。「謝恩会」で調べると、保育園や幼稚園の謝恩会（保護者が先生のために開く会）の話がたくさん出てきます。ここで扱うのは、大学や専門学校の学生が自分たちで開く会のほうです。サークルや部活の追いコンも、準備の流れはほとんど同じなので、一緒にまとめました。

ユニゾンクルーズは東京湾で貸切クルーズを手配していて、3月に開く会のご相談は、卒業パーティーやサークルの追いコン、同窓会が半分以上を占めます。この記事では、当社のデータも添えて、幹事がやることを時期の順に並べました。記事の中の割合は、当社にいただいたご相談の内容から出した目安です。会場が船でもホテルでも使える内容にしています。

謝恩会・卒業パーティー・追いコンは何が違う？

どれも卒業の時期に開く会ですが、主役が違い、それによってお金の分け方も変わってきます。

謝恩会は、辞書では「ふつう、卒業生が教師に感謝する目的で開く会」と説明されています（デジタル大辞泉）。主役は先生で、学生は招く側です。卒業パーティーは卒業生どうしで祝う会なので、先生を呼ぶかどうかは自由です。卒業パーティーに先生を招き、途中で花束を渡す時間を作れば、謝恩会を兼ねた会にもできます。

どれにするかで、案内を送る相手も、会費を払う人も、当日のプログラムも変わります。謝恩会なら先生へのお礼の時間を中心に組み、追いコンなら卒業生一人ひとりが話す時間をたっぷり取ります。後半の「当日の流れ」で、両方の例を出しています。

謝恩会・卒業パーティーの幹事がやること一覧（4か月前〜翌週）

3月に開く会を例に、月ごとに並べました。卒業式の日に合わせるなら、大学の卒業式の日程と時刻を確かめるところから始めます。

表では会場の予約を12月に置きました。当社のデータを見ても、3月の会は開く日の2か月ほど前、遅くとも1月には会場を決めている方が多くいます。日が近づくにつれて船の予約は埋まっていくので、直前では人数に合う船がその日に空いているとは限りません。1月と2月は卒論や就職の準備で幹事自身も忙しくなりがちです。年内に会場だけでも決めておけば、年明けは案内と出欠に集中できます。

幹事の係の分け方

幹事が3〜4人なら、1人が2つずつ受け持つ形になります。お金を扱う会計だけは、代表とは別の人にしておけば、二人で確かめ合えます。先生係は、先生と一番話しやすい人に頼むのがいちばんです。

最初に決める3つ：単位と人数、先生の招き方、会費

単位と人数の見込み

学年全体で開くのか、学科か、ゼミやサークルか。単位が決まれば、人数の見込みが立ちます。卒業生のうち何人が来るかは、案内を出すまで分かりません。見積もりは「50〜70名」のように幅で取っておき、出欠の集まり具合を見て絞っていけば大丈夫です。

当社にいただく学生の会のご相談も、20名台のサークルの追いコンから、200名を超える学年全体の卒業パーティーまで幅があります。200名を超える会は、会場の定員にも気をつけます。船の場合は、この記事の最後にある「人数に合う船」の表で確かめてください。

先生の招き方

謝恩会なら、日時の候補が出た段階で、先に先生の都合を伺います。会場を予約したあとで「その日は出られない」と分かると、主役のいない会になってしまうからです。ゼミの会なら担当の先生に直接、学科全体の会なら学科の事務室にも相談して、どの先生をお招きするかを決めると、声のかけ漏れを防げます。

日にちが決まったら、正式な案内を送ります。紙の招待状でもメールでもかまいません。書くことは、日時、集合の場所と時刻、会のおおまかな流れ、先生にお願いしたいこと、幹事の連絡先です。先生にひと言いただきたいなら、この時点で書いておくと、先生も話す内容を考える時間が取れます。

会場が船なら、出航の時刻は遅らせられないことを、先生への案内にも書き添えておきます。集合の時刻を出航の30分前にしているのはこのためです。

会費の決め方

会費は、かかるお金の総額を、払う人の数で割って出します。総額に入れるのは、会場（船なら貸切の料金と料理・飲み物）、花束や記念品、スライドや飾り付けの準備にかかるお金、それに予備費です。

先生をお招きするなら、先生の分を誰が持つかを最初に決めます。先生から会費をいただかずに学生で持つなら、その分を学生の会費に上乗せします。卒業生60名で先生を3名お招きする会なら、63名分の総額を60名で割るので、1人あたりは5%ほど上がります。追いコンで卒業生の分を在校生が持つときも、計算のしかたは同じです。集めるときは、期限と払い方（振り込みか送金アプリか）を一つに決めておき、期限を過ぎた人には幹事から個別に声をかけます。払った人の一覧は会計係が持ち、当日の名簿と照らし合わせられるようにしておきます。大学や後援会、サークルの会計から補助が出る場合は、領収書の宛名と但し書きを、会場に頼む前に確かめておきます。

学生の会で幹事が一番困るのは、直前の欠席です。ユニゾンクルーズの場合、人数の確定は乗船の3日前で、3日前までに減った分は無料です。それより後に減ると、減った分の料金に、前々日は50%、前日は70%、当日は100%のキャンセル料がかかります。しかも、船の貸切料金のように人数で変わらない料金は、人数が減っても下がりません。

そこで、会費は前もって集め、「3日前より後に欠席する場合は返金できません」と案内に書いておきます。その代わり、早めに欠席が分かった人には返す、と決めておけば、不公平に感じる人も出にくくなります。予備費は、直前の欠席が出たときの穴埋めにも使えます。

幹事の方が個人でお申し込みいただく場合は、前金のお支払いや、代表の方の身分証のご提示をお願いすることがあります。会費を集める時期と会場に払う時期がずれないよう、支払いの時期は見積もりの段階で聞いておいてください。予約そのものを取り消す場合は、31日前まではキャンセル料がかからず、30日前から料金の15%、13日前から45%と上がっていきます。会をやめるかどうかの区切りは、1か月前と考えておくと分かりやすいです。

天気のことも頭に入れておきます。船内は屋根付きなので、雨の日も会は開けます。台風などで船を出せないとこちらが判断したときは、原則として当日の朝までにご連絡し、3か月以内の日程に延期します。延期せずに取り消す場合は、料金の15%の手数料がかかります。一方、こちらが中止を決める前に、幹事の判断で取りやめる場合は、天気が理由でも通常のキャンセル料がかかります。卒業の会は日にちを動かしにくいので、延期になったら誰が集まれそうかも、幹事の間で話しておくと慌てずにすみます。

案内と出欠：聞いておくこと

卒業生への案内は1月に出し、出欠の締め切りは開く日の10日前ごろに置きます。会場に人数を伝える日（船なら3日前）までに、返事のない人を追いかける時間が1週間ほど取れるからです。

出欠は、入力フォームやグループのメッセージで集めると集計が楽になります。最初の案内で、次のことまで聞いておくと、あとで聞き直さずにすみます。

• 出欠と名前（学科やゼミも書いてもらうと、そのまま名簿に使える）
• 20歳以上かどうか（お酒の扱いと、当日の受付で使う）
• 食物アレルギーの有無（会場には前もって伝える）
• 当日の服装（袴やドレスで来るか、着替えてから来るか）
• 会費の払い方と期限
• 先生へのメッセージ（寄せ書きやスライドに使う）

20歳以上かどうかを聞くのは、年齢を細かく知るためではなく、お酒の扱いを決めるためです。「当日、年齢の分かる身分証を見せていただくことがあります」とひと言添えておけば、受付で慌てる人が出ません。アレルギーなどへの配慮が必要な方がいるときは、船でも事前に担当者へお知らせいただくようお願いしています。出欠を締め切ったら、なるべく早く知らせてください。

会場の選び方：ホテル・レストラン・貸切スペース・船

会場は、人数と会の雰囲気で選びます。比べるときは、料金のほかに、最低保証人数（人数がそれより少なくても、その人数分の料金がかかる下限）、時間を延ばせるか、キャンセル料がいつからかかるか、です。

船を会場にすると、乗っているのは自分たちだけです。ほかのお客様を気にせずにスライドを流したり、送辞を読み上げたりできます。窓の外には東京湾の景色が流れていて、日が沈んだあとは湾岸の夜景の中を進みます。

気をつけたいのは時間です。出航の時刻は遅らせられず、遅れて出た場合も帰りの時刻は変わりません。卒業式のあとに集まる会では、式が延びたり、記念撮影が長引いたりしがちです。集合は出航の30分ほど前にして、乗り場までの道のりも案内に入れておきます。乗り場ごとの駅からの行き方は乗り場の選び方の記事にまとめています。乗り場は、東京・横浜・川崎の14か所から選べます。

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3月の夕方に船で開くなら：日の入り・寒さ・袴

当社のデータでは、学生の会（夏のサークルの会や同窓会も含みます）で一番多い出航の時刻は18時で、半分を超えます。3月の夕方に船で開くときに知っておきたいことを、順に書きます。

18時の出航は、日が沈んだあと

2027年3月の東京の日の入りは、1日が17時36分、15日が17時48分、31日が18時01分です（国立天文台）。18時に出航すると、3月のほとんどの日は、日が沈んでから岸を離れることになります。船の上から夕焼けを見たいなら出航を17時ごろに早め、夜景を中心にするなら18時以降、というように、景色で時刻を選べます。

デッキは思ったより冷える

東京の3月の平年の気温は、1日の最高が14.2℃、最低が5.0℃です（気象庁、1991〜2020年の平年値）。日が沈んだあとの海の上は、風を遮るものがありません。船内は屋根付きで、窓越しにも景色は見えますが、デッキに出て集合写真を撮るなら、ドレスや袴の上に羽織れるものを持ってきてもらうよう、案内に書いておくと親切です。

袴やヒールで乗る人がいるなら

卒業式の袴のまま来る人がいるなら、乗り降りのときの段差と、2フロアある船の船内の階段に気をつけてもらいます。草履やかかとの高い靴は、桟橋から船に移るときに足元がおぼつかなくなりがちです。式のあと着替えてから来るのか、袴のまま来るのかを案内の段階で聞いておくと、集合時刻の決め方も変わってきます。着替える人が多いなら、集合を少し遅らせて、そのぶん出航を後ろにずらします。

3月下旬なら、桜の時期に重なることも

東京の桜は、平年なら3月24日ごろに咲き始め、3月31日ごろに満開になります（気象庁の1991〜2020年の平年値）。近年は平年より早く咲く年が多く、2026年は3月19日に咲きました。卒業式が3月下旬なら、隅田川へ向かうコースを選んで、両岸の桜を見ながらの会にもできます。隅田川のコースは、使える船によって乗れる人数が変わるので、人数を添えてご相談ください。

ただ、桜がいつ咲くかは直前まで分かりません。日程は桜ではなく卒業式に合わせて決め、咲いていたら運がいい、くらいに考えておくのが現実的です。桜の時期の日程の決め方は隅田川のお花見クルーズの記事で詳しく書いています。

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20歳未満の人がいる会のお酒

追いコンには1年生や2年生が来ますし、専門学校の卒業パーティーには19歳の人がいることもあります。20歳未満の人はお酒を飲めません（二十歳未満ノ者ノ飲酒ノ禁止ニ関スル法律）。同じ法律で、お酒を出す側にも年齢の確認が求められていて、船でも年齢を確かめるために身分証の提示をお願いすることがあります。

幹事は、名簿を作るときに、20歳未満の人が分かるようにしておきます。受付で、お酒を飲める人とそうでない人に色の違うシールやリストバンドを渡しておくと、飲み物を配るときに迷いません。飲み物を飲み放題にするなら、20歳未満の人の分をどうするかも、見積もりのときにご相談ください。

お酒の一気飲みや、飲めない人に勧めることは、年齢にかかわらずやめましょう。帰りに車を運転する人も飲めません。船の上から物を海に投げ込むことや、設備をひどく汚したり壊したりするおそれのあることは禁止されていて、壊したときは修理の費用などをご請求することがあります。卒業の会は盛り上がるものなので、乾杯の前に、幹事からひと言注意を伝えておいてください。

当日の流れ：謝恩会と追いコンの例

当社のデータでは、学生の会の乗船時間は120分が半分、90分が3割近くです。ここでは120分の謝恩会を例にします。

先生を招く謝恩会（120分）

何分前から船に乗れるかは、船や乗り場によって違います。見積もりのときに確かめて、集合と乗船の時刻を案内に書いておきます。

先生のお話を乾杯の前に入れていないのは、乾杯までが長くなると、料理を前にした参加者が待ちくたびれてしまうからです。卒業生代表の挨拶は短くして、先生方のお話は食事が落ち着いた中盤に回しています。

花束を終わり近くに置いたのは、渡したあとは自然に締めの空気になるからです。贈呈のあとに先生からお言葉をいただくなら、事前に「最後にひと言お願いします」と伝えておきます。いきなりマイクを向けられると、先生も困ってしまいます。船の場合は帰港の時刻が決まっているので、閉会の言葉は、遅くとも帰港の5分前には始められるように組みます。

乾杯の発声や締めの挨拶の例文は、懇親会の幹事ガイドの挨拶の章にあります。

追いコン：卒業生が話す時間を先に計算する

追いコンの中心は、在校生からの送辞と、卒業生一人ひとりの挨拶です。ここは削れないので、最初に時間を計算しておきます。卒業生が20名いて、1人1分なら20分、2分なら40分。120分の会なら、それだけで全体の3分の1を使うことになります。

順番は、送辞、花束やプレゼントの贈呈、卒業生の挨拶、の流れが組みやすいです。思い出の写真や動画を流すなら、卒業生の挨拶の前に入れると、話す人もその場の空気に乗って話しやすくなります。卒業生の人数が多い代なら、パートや班ごとに代表が話し、ほかの人は名前とひと言だけ、と分けると時間に収まります。

時間が押したら、削る順番を決めておく

集合や乗船に手間取ると、時間はすぐに押します。削る順番は、中盤の歓談、スライドの長さ、の順です。花束の贈呈と、卒業生や先生のお話は削りません。会場が船の場合、帰りの時刻をその場で延ばすと追加料金がかかることがあり、解散も遅くなります。

先生へのお礼、花束、持ち込めない物

花束や記念品は、誰から誰に渡すかを先に決めておくと、当日もたつきません。司会が「〇〇先生、前へお願いします」と先生をお呼びし、卒業生代表が花束を持って進み出て、ひと言添えて渡す。動きはこれだけです。先生が何人もいらっしゃるなら、渡す順番と渡す人の組み合わせを、進行表に書いておきます。

花束は生花なので、当日に受け取って乗り場へ持ってきます。景品や飾り付けの品のように前もって用意できる物は、事前に送っていただければお預かりします。袴やドレスで大きな荷物を抱えて移動せずにすみます。記念品は、帰りに先生が持ち帰ることを考えて、かさばらない物を選んでおくと、船を降りたあとの荷物になりません。

寄せ書きの色紙やメッセージカードは、集め方を案内の段階で決めておきます。1月に出欠を取るときに、メッセージの締め切りも一緒に伝えておくと、2月に慌てずにすみます。

火が出る物や、引火・発火のおそれのある物は、船に持ち込めません。ケーキにろうそくを立てたいなら、代わりにLEDのキャンドルを使います。風船や紙吹雪など、片付けが必要な飾りを使いたいときは、見積もりのときにご相談ください。

当日の写真や動画をSNSに載せるなら、先生や写っている人に、ひと言確かめてからにします。共有のアルバムを作って、載せてよい写真を選べるようにしておく方法もあります。

会のあと：収支の報告と先生へのお礼

会が終わったら、1週間以内に収支を報告します。集めた会費、会場への支払い、花束や記念品の代金、余ったお金をどうするか（返すのか、記念品に回すのか）を一覧にして、参加者に知らせます。直前の欠席でキャンセル料がかかったなら、その額も書いておくと、あとで質問が来ません。

先生へのお礼は、当日の写真を添えて、数日のうちに送ります。

スライドショーと音：船の設備を確かめておく

4年間の写真をまとめたスライドショーを流すなら、会場にモニターかスクリーンがあるかを、最初に確かめます。ユニゾンクルーズで手配できる船のうち、紹介ページに大型モニター（TVモニター）があると書いているのは、フロンティアルーツ、バズ、オリエンタル、オリエンタルノア、シーソングの5隻です。このうち100名を超えて乗れるのは、フロンティアルーツ（最大135名様）だけです。それより大きい会で映像を使いたいときは、見積もりのときにご相談ください。

持ち込んだパソコンと船のモニターがつながるかは、保証できません。端子の形と音の出し方を事前に確かめ、つながらなかったときのために、動画のファイルをスマホにも入れておけば、そちらで流せます。音量にも上限があり、船のエンジンの音もあります。BGMを大きくしすぎず、伝えたい言葉はスライドの文字で見せるほうが、船の上ではよく伝わります。

船にはスタッフが1名以上乗りますが、会の企画と進行は幹事の皆さんにお任せしています。司会を自分たちで務めるのが不安なら、テレビ出演の経験がある司会者をオプションでお呼びすることもできます。芸人やマジシャンなどの出演者の手配もご相談ください。出演者の手配は、天候で中止になったときも含めて、キャンセル料の決まりが通常と違うことがあるので、頼むときに確かめておきましょう。

人数に合う船（20名台の追いコンから200名の卒業パーティーまで）

ユニゾンクルーズで手配できる船を、おすすめの人数の順に並べました。人数は目安で、ご利用日やプランによって変わることがあります。

20名台の追いコンなら、シーソングかバズが合います。どちらも大型TVモニターがあるので、思い出の動画を流せます。先生を何人もお招きする謝恩会なら、主賓の部屋として使える小部屋のあるマルコポーロも候補です。学年全体で200名を超えそうなら、一番大きいロサアルバでも最大214名様なので、出欠の途中で人数を確かめ、早めにご相談ください。12隻すべてはクルーズ船の一覧で人数から比べられます。

料理と飲み放題が付いたパーティープランは、乗船時間120分のビュッフェ形式です。人数の決まりはなく、目安は20名様からで、40名様からという決まりもありません。船ごとに最低保証人数（20名様以上で、船によって違います）があり、人数がそれより少ないときは最低保証人数分の料金になります。料理と飲み物の組み合わせや、20歳未満の人の飲み物の扱いも含めて、人数に合う船とプランは見積もりのときにご提案します。

卒業の会の空き状況と料金を問い合わせる

よくある質問

謝恩会と卒業パーティーは何が違いますか？

謝恩会は、辞書では「ふつう、卒業生が教師に感謝する目的で開く会」と説明されていて（デジタル大辞泉）、主役は先生です。卒業パーティーは、卒業する学生どうしで卒業を祝う会で、先生を招くかどうかは自由です。卒業パーティーに先生を招いて花束を渡す時間を作り、謝恩会を兼ねることもできます。

先生の会費はいただくものですか？

決まりはありません。先生を招待する形にして学生で持つのか、先生にも会費をお願いするのかを、幹事が最初に決めます。学生で持つなら、先生の人数分を学生の会費に上乗せします。どちらにするにしても、案内に書く前に、ゼミや学科の先輩に去年のやり方を聞いておくと、角が立ちにくくなります。

謝恩会の会費は、いくらくらいにすればいいですか？

会場と料理、お招きする先生の人数で大きく変わるので、この記事では金額の目安を出していません。会場の見積もりをもとに、先生の分と花束・記念品、予備費を足した総額を、払う人数で割って決めます。前の年の幹事に、去年の会費と集まった人数を聞いておくと、案内の前に高すぎないかを確かめられます。船の見積もりは、人数が仮の段階でもお出しできます。

謝恩会は何時から何時まで開くものですか？

決まった時間はありません。卒業式の日に開くなら、式と着替えのあとの夕方からが組みやすい時間です。当社のデータでは、学生の会の出航は18時が半分を超え、乗船時間は120分が半分です。船で開く場合は、出航と帰港の時刻が先に決まるので、二次会や帰りの電車の予定も立てやすくなります。

20歳未満の人がいるとき、飲み物はどうすればいいですか？

20歳未満の人はお酒を飲めません。船でも、年齢を確かめるために身分証の提示をお願いすることがあります。飲み放題を付けるなら、20歳未満の人の飲み物をどうするかも含めて、見積もりのときにご相談ください。受付で、お酒を飲める人とそうでない人が分かる印を渡しておくと、当日の飲み物の配り間違いを防げます。

卒業式の袴やドレスで来る人に、伝えておくことはありますか？

乗り降りのときに段差があり、2フロアある船では船内に階段もあるので、草履やかかとの高い靴の人は足元に気をつけてもらいます。3月の夕方の海の上は冷えるので、デッキに出るなら羽織るものを持ってきてもらいます。着替えてから来るか、袴のまま来るかを先に聞いておくと、集合時刻を決めやすくなります。

何名から船を貸し切れますか？

目安は20名様からです。料理と飲み放題が付いたパーティープランも、40名様からという決まりはありません。船ごとに最低保証人数（20名様以上で、船によって違います）があり、人数がそれより少ないときは最低保証人数分の料金になります。大きい船なら200名様ほどまで乗れます。人数がまだ仮でも、見積もりは取れます。

卒業の会の会場を船にするか迷っている段階でも、日にちの候補と仮の人数が分かれば、空いている船と料金をお出しできます。東京湾の貸切クルーズのプランは東京湾クルージングのページでご覧いただき、無料お見積もりからお気軽にご依頼ください。お見積もりは当日〜翌営業日にお返しします。