懇親会の幹事がやること：段取り・進行台本・挨拶の順番と交流のつくり方

懇親会の幹事を頼まれて、「飲み会の幹事と何が違うんだろう」と思った方もいるかもしれません。いちばんの違いは目的です。気心の知れた仲間で飲む会ではなく、ふだん話さない部署の人、取引先の担当者、同じ業界の人など、まだよく知らない人どうしをつなぐための会。だから幹事の仕事は、お店を押さえて乾杯の音頭を頼んだところでは終わりません。誰と誰が話せたかまで、段取りで変わります。

ユニゾンクルーズは東京湾で貸切クルーズを手配していて、いただくお見積もりのご依頼の約4割が懇親会・交流会です。この記事では、そのご依頼の傾向も添えながら、2か月前から翌日まで、幹事がやることを順に並べました。記事の中の割合は当社実績で、2025年4月〜2026年10月にいただいた懇親会・交流会のお見積もりのご依頼の内容から出しています。会場が船でもお店でも使える内容です。

懇親会の幹事がやること一覧（2か月前〜翌日）

まずは全体の流れです。40名ほどの会なら、受付や会計を手伝ってくれる人を早めに3人決めておくと、当日まで一人で抱えずにすみます。

「2か月前」としたのは、当社実績に理由があります。懇親会のご依頼が届いた日から開催の希望日までは、中央値で66日でした。1か月以上前に届いたご依頼が83%で、開催の2週間前以降に届いたご依頼は7%だけです。あとで書くとおり、希望の曜日は金曜と土曜に偏っています。行きたい日が同じ曜日に重なりやすいので、候補日が決まったら、見積もりは早めに取っておきましょう。

最初に決める3つ：目的・呼ぶ人・お金

懇親会の種類で、準備はこう変わる

同じ「懇親会」でも、誰を呼ぶかで幹事の準備はかなり変わります。私たちが手配に関わる会は、おおよそ次の3つに分かれます。

一つめは、部署をまたぐ会や全社の会といった、社内の懇親会です。主役のいない会なので、放っておくといつもの部署の人どうしで固まります。幹事が手を入れるのは、席の割り方と時間割。挨拶は社内の役職の順で頼めば迷いません。

二つめは、取引先や協力会社、お客様を招く懇親会。こちらは迎える側の会です。受付で名刺を受け取る、名札に会社名を入れる、来賓に挨拶や乾杯をお願いするなら早めに打診する、といった準備が増えます。社内の参加者には「社内どうしで固まらず、お招きした方の近くにいてほしい」とひと言伝えておきましょう。会社の経費で払うことが多いので、あとで書く「残しておく記録」も関わってきます。

三つめは、団体や勉強会、セミナーのあとの懇親会です。参加者の多くが初対面で、会費制にするなら、受付での会費の受け取りと名簿のチェックが当日の山場になります。セミナーの会場から移動するなら、移動の時間と道案内も段取りに入れてください。

予算と会費は、上司と経理に先に聞く

会社がいくら出すのか、補助に上限があるのかで、1人あたりの予算はほぼ決まります。ここを確かめないまま会場を探し始めると、見積もりを取り直すことになりがちです。

会費制にするなら、会費は「会場の1人あたりの料金＋景品や備品の費用÷人数−会社の補助の1人あたり」で考えます。端数は切り上げて、余った分は景品や次回に回すと説明しておくと揉めません。集め方と、当日集めるときの釣り銭の用意は忘年会の幹事の記事にまとめています。

船を貸し切る場合は、船の料金が人数で変わらないので、人数が増えるほど1人あたりが下がる形になります。決まり方は貸切クルーズの料金の記事で詳しく説明しています。

会社の経費で払うなら、残しておく記録

懇親会の費用を会社の経費にする場合、どの科目で処理するかは会社の経理が決めます。幹事にできるのは、判断に要る記録を残しておくことです。

国税庁の説明では、得意先など社外の方との飲食の費用で、参加者1人あたり10,000円以下のものは、交際費から除かれます（2024年4月1日以降の支出。それより前は5,000円以下）。ただし、社内の役員や従業員、その親族だけで飲食する費用はこの扱いになりません。また、次のことを書いた書類を保存していることが条件です（国税庁 タックスアンサー No.5265）。

1. 飲食をした年月日
2. 参加した得意先などの氏名または名称と、その関係
3. 参加した人数
4. 費用の額と、飲食店などの名称・所在地
5. そのほか参考になること

幹事の目線で言い直すと、社外の方を招く会なら、当日の名簿（会社名・名前・自社との関係）、人数、領収書をそろえておけば、経理が判断しやすくなります。会場の料金に料理以外のもの（船の貸切料金など）が含まれる場合に、この扱いになるかどうかは判断が分かれることがあるので、経理や税理士に確かめてください。社内だけの会でも、名簿と領収書は残しておきましょう。領収書の宛名と但し書きをどうするかは、予約の前に経理に聞いておくと、会場に頼み直す手間が省けます。

日程と会場の決め方

懇親会の希望は、金曜・土曜と夕方の開始が多い

当社実績で、懇親会のご依頼の希望日を曜日で分けると、土曜が31%、金曜が22%、日曜が13%で、金・土・日だけで66%でした。始まる時刻は、16時から20時が72%で、なかでも18時（28%）と19時（24%）が目立ちます。夜に始まる会のうち、63%が平日の夜、37%が土日の夜です。昼（11時から15時）に始まる会も28%あり、その65%が土日でした。

平日の夜に社外の方を招くなら、相手の会社からの移動を考えて、始まりを少し遅めにするのも手です。参加者の多くが同じ職場から向かう会なら、終業から会場までの時間を実際に調べて決めます。

会の長さは、120分が52%、150分が25%、180分が14%でした。150分以上を希望する会は、全体では46%ですが、100名以上の会に限ると69%にのぼります。100名以上の会は数が多くないので目安ですが、人数の多い会ほど長めに考える傾向です。来賓の挨拶が2人以上ある、表彰をする、という会なら、150分を考えておくと進行に余裕が出ます。

40名前後なら、会場の比べ方はこう

当社実績では、懇親会のご依頼の人数は中央値が40名で、20名から59名の会が約半分を占めます。40名前後なら、飲食店の貸切、ホテルの宴会場の小さめの部屋、レンタルスペースに料理を頼む形、屋形船、貸切クルーズと、候補になる会場の種類は幅広くあります。

迷ったら、料金の前に比べるところがあります。ほかのお客様と同じ空間にならないか（挨拶の声が通るか、社外の方と落ち着いて話せるか）、立食にできるか、マイクやモニターがあって持ち込んだパソコンをつなげるか、時間を延ばせるか、人数をいつまでに確定するか。ここが合っていない会場は、安くても当日に困ります。

100名を超える会の会場の種類は大人数のパーティー会場の選び方、屋形船とクルーズ船の違いは屋形船とクルーズ船の比べ方の記事にまとめています。

交流が目的なら立食、食事が目的なら着席

立食は、参加者が自分で動けるので、話す相手が入れ替わりやすい形です。懇親会の目的が「部署や会社をまたいで顔見知りを増やす」なら、立食のほうが向いています。ただ、来賓や年配の方が立ちっぱなしにならないよう、座れる椅子を少し用意してもらいましょう。

着席は、料理を落ち着いて楽しめて、話もじっくりできます。そのかわり、隣と向かいの人としか話さないまま終わりやすい形です。着席にするなら、途中で一度席を替える時間を進行表に入れておきます。

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案内と出欠の取り方

案内は1か月前を目安に出します。社外の方を招く会なら、相手の予定が埋まる前に、もう少し早く送れるとなお良いです。案内に書くのは、日時（集合の時刻と始まる時刻を分けて）、会場と最寄り駅、会費と払い方、服装、出欠の締め切り、当日の連絡先です。

出欠で聞いておくのは、名前と所属（社外の方は会社名）、食べられないものやアレルギー、お酒を飲むかどうか、二次会に行くかどうか、の4つです。名前と所属は名札と席の割り振りに、アレルギーは料理の手配に、お酒は飲み放題を付けるかどうかに使います。20歳未満の方がいる会では、乾杯をソフトドリンクにしてもらう段取りも要ります。

締め切りは、会場に人数を確定する日の1週間ほど前に置きます。上の例なら、確定日が11月17日（3日前）なので、その1週間前の11月10日です。締め切りを過ぎても返事のない人には、前日に一度だけ個別に声をかけましょう。全員あてに何度も催促するより、返ってくるのが早いはずです。

挨拶の順番と頼み方

懇親会の挨拶は、次の順に並べるのが基本です。

1. 開会の言葉（司会・幹事）
2. 主催者の挨拶（主催する側で、いちばん上の立場の方）
3. 来賓の挨拶（社外の方を招いた会。いなければ省く）
4. 乾杯（2番目の立場の方、または来賓）
5. 中締め（乾杯とは別の方）
6. 閉会の言葉（司会・幹事）

会社によっては、誰が乾杯をするかが毎年決まっていることがあります。並べる前に、主催の上司に「去年はどうでしたか」と一度聞いておくと安全です。

来賓に挨拶や乾杯をお願いするなら、案内状と一緒に、遅くとも3週間前には打診します。来賓が5人いて1人5分ずつ話せば、それだけで25分です。挨拶は1〜2人に絞り、ほかの方は司会がお名前を紹介する形にすると、乾杯までの時間を短くできます。

頼むときは、会の目的と顔ぶれを伝えておきます。「今日は両部署で顔を合わせるのが初めての人も多い会です」「取引先の方が10名ほどいらっしゃいます」とひと言添えるだけで、挨拶の中身が会に合ったものになります。話す順番と長さの目安（挨拶なら2〜3分）も、そのときに伝えておきましょう。

そのまま使える、短い例文

開会の言葉（司会）：「お時間になりましたので、営業部と開発部の合同懇親会を始めます。司会を務めます、営業部の〇〇です。今日は、ふだんメールでしかやり取りのない方とも、ぜひ顔を合わせてお話しください」

乾杯の前振り（司会）：「それでは乾杯に移ります。皆さま、お飲み物をお手元にご用意ください。乾杯のご発声は、〇〇株式会社の〇〇様にお願いいたします」

乾杯の発声（来賓）：「ただいまご紹介いただきました、〇〇株式会社の〇〇です。本日はお招きいただき、ありがとうございます。ふだんはメールと電話ばかりのお付き合いですので、今日は皆さんと顔を合わせてお話しできるのを楽しみにしてまいりました。それでは、両社のますますの発展を祈念して、乾杯！」

中締めの前振り（司会）：「お話の尽きないところですが、そろそろお時間が近づいてまいりました。ここで、〇〇部長に中締めのご挨拶をお願いいたします」

中締めの挨拶（部長）：「今日は、名前は知っていても話したことのなかった方と、ずいぶんお話しできました。この顔ぶれで、来期もいい仕事をしていきましょう。それでは一本締めで締めさせていただきます。お手を拝借、いよーお」

中締めでは、手締めをすることが多いです。「一本締め」は、掛け声のあとに「パパパン・パパパン・パパパン・パン」と3・3・3・1の手拍子を1回打つもので、それを3回繰り返すのが「三本締め」。「よーお、パン」と1回だけ打つのは「一丁締め」です。一丁締めを一本締めと呼ぶ会社もあるので、どちらにするかは締めをお願いする方に先に確かめておきましょう。

歓迎会のように主役がいる会の挨拶や、自己紹介の回し方は歓迎会の幹事の進行ガイドにまとめています。

当日の進行表（120分・来賓のいる懇親会の例）

社外の方を招く120分の会を例にした進行表です。歓談の時間を2回に分けて、その間に会社紹介や企画をはさんでいます。社内だけの会なら、来賓の挨拶を省いて、そのぶん歓談を長くしてください。

最初の15分で挨拶と乾杯を終えているのは、乾杯の前の時間が延びるほど、待っている参加者が退屈してしまうからです。主催者や来賓に頼むとき「2〜3分で」とはっきり伝えておくのは、このためです。

150分にするなら、足した30分は、表彰や会社紹介を中盤に入れるか、2回目の歓談に回します。ゲームを入れる場合も、この中盤の枠が使いやすいです。ルールの説明が1分で終わるゲームの例は、歓迎会の記事のゲームの章にあります。

時間が押したら、削る順番を決めておく

挨拶が延びたり、受付に手間取ったりして、時間は押しがちです。その場で慌てないよう、削る順番を先に決めておきましょう。最初に削るのは中盤の企画で、会社紹介なら1社1分に縮めます。次が2回目の歓談です。中締めと閉会の時刻は動かしません。終わりが延びると、帰りの電車や二次会の予約に響くからです。会場が船なら、終わりは帰港の時刻として先に決まっていて、その場で延ばすと追加料金がかかることがあります。

知らない人どうしが話せる懇親会にするには

懇親会が終わったあと、「結局いつものメンバーとしか話さなかった」と言われるのは、幹事にとってつらいところです。盛り上げ役の人を探す前に、段取りでできることがあります。

席は「混ぜる」と「つなぐ人」をセットで

着席なら、テーブルごとに部署や会社が混ざるように割り振ります。ただ混ぜるだけだと、初対面どうしが黙って料理を食べる時間が長くなりがちです。各テーブルに1人、顔の広い人や話を振るのが上手な人を「つなぎ役」として入れておきましょう。事前に「このテーブルの方どうしを紹介してあげてください」と頼んでおくと、本人も動きやすくなります。

立食なら、料理と飲み物の置き場所を分けてもらうと、人が自然に動きます。飲み物を取りに行った先で、別の人と顔を合わせるからです。

名札に、話のきっかけをひと言

名札は名前と所属だけでなく、出身地や最近はまっていることを一つ書いてもらうと、初対面でも最初の一言が出やすくなります。受付で白紙の欄を残した名札とペンを渡し、その場で書いてもらう方法なら、用意するのは名札とペンだけです。社外の方がいる会では、会社名を大きめに入れておくと、「〇〇社の方ですよね」と声をかけるきっかけになります。

歓談を2回に分け、間で動いてもらう

上の進行表で、歓談を2回に分けたのはこのためです。1回目は近くの人と話し、真ん中の会社紹介や企画で区切りをつけてから、2回目の頭に司会が「まだお話ししていない方のところへぜひ」と声をかけます。区切りのない120分は、最初に座った場所のまま終わりがちです。着席の会なら、この声かけと一緒に、テーブルの半分の人に席を替えてもらう形にします。

社内の参加者に「迎える役」を頼む

社外の方を招く会で起こりがちなのが、社内の参加者が身内どうしで集まってしまうことです。事前に「お招きした方1人に、社内から1人が付いてお話しする」と担当を決めておくと防げます。誰がどの方を担当するかは、名簿を見ながら幹事と主催の上司で決めておきましょう。

当日、幹事がやること

当日の幹事は、仕事を人に振っておくほど動きやすくなります。40名ほどの会なら、幹事を入れて4人で、受付に2人、会計に1人、司会に1人（幹事が兼ねる）と分けておくと、乾杯の時間に受付が終わらない、という事態を防げます。写真を撮る係もいると、社内報やお礼のメールに使う写真に困りません。

受付では、名簿にチェックを付けながら名札を渡し、会費制なら会費を受け取ります。遅れてくる人のために、連絡のつく電話番号を案内に書いておくのも忘れずに。

会の途中で幹事がすることは、時間を見ることと、ひとりになっている人に声をかけることです。中締めのあとは二次会の案内をし、最後に忘れ物を確かめて、会場の方にお礼を伝えて終わります。

終わったあと：精算・お礼・引き継ぎ

翌日のうちに、立て替えた費用の精算と、会計の報告を済ませます。会社の経費にする会なら、名簿と領収書をまとめて経理に渡しましょう。

挨拶や乾杯をお願いした方、来てくださった社外の方には、翌日中に短いお礼を送ります。長い文面は要りません。

参加者全員には、会計の報告と写真の共有をかねて、一通送っておくと会がきれいに終わります。

もう一つ、次の幹事のために短いメモを残しておくと、来年の自分や後任がとても助かります。参加した人数と出席率、1人あたりの費用、会場と予約した時期、うまくいったこと、次は変えたいこと。この5つを書いておけば、来年は「去年と同じでいいか」から話を始められます。

船で懇親会を開くときに知っておきたいこと

会場を貸切クルーズにすると、船の上にほかのお客様はいません。周りを気にせずに挨拶や会社紹介ができ、窓の外には東京湾の景色が流れます。日の短い季節の夕方に出航すれば、湾岸の夜景の中を走ることになります。初対面どうしでも、窓の外の景色なら最初の話題にしやすいはずです。

人数に合う船

ユニゾンクルーズで手配できる船のうち、懇親会に使いやすい船を、おすすめの人数の順に並べました。人数は目安で、ご利用日やプランによって変わることがあります。

社外の方を招く会なら、来賓に控えていただける小部屋のあるマルコポーロが候補になります。進行表の「会社紹介」で映像を流したいなら、大型モニターのある船から選びましょう。12隻すべてはクルーズ船の一覧で人数から比べられます。

料理と飲み物の希望

懇親会のご依頼で希望された料理は、人数で傾向が分かれました（当社実績）。40名未満の会では半分が船上BBQを、40名から99名の会では約7割が通常のボリュームの料理を希望しています。飲み物は94%が飲み放題を希望していて、船上BBQを希望した会でも9割が飲み放題を望んでいました。

料理と飲み放題が付いたパーティープランは、乗船時間120分のビュッフェ形式です。料理は11品と13品のプラン、マグロ解体ショーが付くプランがあります。40名様からという決まりはなく、目安は20名様からです。船ごとに最低保証人数（20名様以上で、船によって違います）があり、人数がそれより少ないときは最低保証人数分の料金になります。船上BBQのプランも飲み放題にできるので、お酒を飲む人が多い懇親会でも選べます。人数と料理に合う船とプランは、見積もりの際にご提案します。

幹事が知っておきたい、船ならではの決まり

まず、出航の時刻は遅らせられません。渋滞や電車の遅れがあっても出航は予定どおりで、遅れて出た場合も帰りの時刻は変わりません。受付は乗り場での集合に置き換え、案内には出航より早めの集合時刻を書いてください。何分前から乗れるかは船や乗り場によって違うので、見積もりのときに確かめておくと、進行表の「−0:30」をどこで使うか決められます。乗り場ごとの駅からの道のりは乗り場の選び方の記事にまとめています。

人数は、乗船の3日前に確定します。3日前までなら人数を変えても手数料はかかりませんが、減った場合でも、船の貸切料金のように人数で変わらない料金は下がらず、最低保証人数より少なくなれば最低保証人数分の料金になります。3日前を過ぎてから人数が減ると、減った分に前々日50%・前日70%・当日100%のキャンセル料がかかります。一方、増える分は、前日や当日でも対応できる場合があるので、ご相談ください。上で書いたとおり、出欠の締め切りは開催の10日前ごろ（確定日の1週間前）に置くと間に合います。

予約そのものを取り消す場合は、31日前までならキャンセル料はかかりません。30日前からは料金の15%、13日前からは45%と段階的に上がります。2か月前に予約するなら、開催の31日前（およそ1か月前）が、会をやめるかどうかを決める区切りになります。段階ごとの割合は料金の記事の表で確かめられます。

ビンゴの景品や装飾品は、事前に送っていただければお預かりします。当日、大きな荷物を抱えて乗り場まで来る必要はありません。

船にはスタッフが1名以上乗りますが、会の企画や進行は幹事様にお任せしています。上の進行表が、受付の場所を除けばほぼそのまま使えます。司会をプロに任せたいときは、テレビ出演の経験がある司会者をオプションでお呼びすることもできます。芸人やマジシャンなどの出演者、余興の手配もご相談ください。出演者などの手配は、天候で中止になったときも含めて、キャンセル料の決まりが通常と違うことがあるので、頼むときに確かめておきましょう。

周りへの配慮のため、マイクや持ち込みの機材の音量には上限があります。持ち込んだパソコンと船のモニターがつながるかは保証できないので、映像を使うなら見積もりのときに設備を確かめておきましょう。

船内は屋根付きなので、雨の日も船の中で過ごせます。台風などで出航が危ぶまれるときは、原則として当日の朝までに、実施できるかどうかをこちらで判断してご連絡します。そのほか、予約から支払いまでの流れは初めての貸切クルーズの記事で詳しく説明しています。

懇親会の空き状況と料金を問い合わせる

よくある質問

懇親会と親睦会、交流会はどう違いますか？

辞書の上では、懇親会と親睦会はほぼ同じ意味で、それぞれの項目にもう一方が同じ意味の言葉として載っています。説明を見ると、懇親会は、参加した人が互いに知り合い、親しみを深めるための会（デジタル大辞泉）。親睦会は、仲間が集まって、いっそう親しくなるための会（日本国語大辞典）とされています。この説明から読むと、初対面の人がいる会は懇親会、もともと同じ会社や団体の仲間が集まる会は親睦会、と使い分けることもできます。交流会の「交流」は、互いに行き来すること、特に違う地域や組織の人どうしが行き来することです（デジタル大辞泉）。実際の呼び方は会社や団体によって違うので、幹事が決めておきたいのは呼び名より、誰と誰をつなぐ会なのかです。

幹事は何人でやればいいですか？

決まった人数はありません。この記事では40名ほどの会を例に、受付2人・会計1人・司会1人（幹事が兼ねる）の4人で分けました。受付は乾杯までに終わらせたいので、人数の多い会や、会費を当日集める会では、受付の人を増やしておくと安心です。船で開く場合は、司会をオプションでプロに頼むこともできます。

服装は案内に書いたほうがいいですか？

書いておくと親切です。社外の方を招く会なら「平服でお越しください」などと添えます。船の場合は、乗り降りのときに段差があり、2フロアある船では船内に階段もあるので、歩きやすい靴をおすすめします。デッキに出ると風が当たるので、季節によっては羽織るものを持ってきてもらいましょう。

二次会も幹事が用意するものですか？

決まりはありません。用意するなら、中締めのあとに場所と時刻を案内し、参加は自由だとはっきり伝えます。船で開く場合は、帰りの乗り場の近くにお店を決めておくと、移動で人が散らずにすみます。

何名から船を貸し切れますか？

目安は20名様からです。料理と飲み放題が付いたパーティープランも、40名様からという決まりはありません。船ごとに最低保証人数（20名様以上で、船によって違います）があり、人数がそれより少ないときは最低保証人数分の料金になります。大きい船なら200名様ほどまで乗れます。人数がまだ仮でも、見積もりは取れます。

懇親会の会場を船にするか迷っている段階でも、日にちの候補と仮の人数が分かれば、空いている船と料金をお出しできます。会社の懇親会や周年の会のプランは社内イベント・懇親会の貸切クルーズのページでご覧いただき、無料お見積もりからお気軽にご依頼ください。お見積もりは当日〜翌営業日にお返しします。