暑気払い・納涼会の幹事がやること：時期の決め方と、案内メール・挨拶の例文

上期の途中に、部署やチームで集まる暑気払い・納涼会。幹事を任されると、いつ開くか、どこで開くか、案内と挨拶をどうするかを、夏休みの予定が入りはじめる前に決めていくことになります。

この記事では、2027年の夏のカレンダーを使って、何をいつまでに決めればいいかを逆算しました。案内メールと挨拶はそのまま使える例文をつけ、私たちが貸切クルーズを手配してきた中で分かった、夏の会ならではの段取りも書いています。記事の中の割合は、7月・8月に船を貸し切る会（暑気払い・納涼会のほか、懇親会なども含みます）について、当社にいただいたご相談の内容から出した目安です。出欠の取り方や会費の集め方など、どの宴会にも共通する準備は、忘年会の幹事の記事と懇親会の幹事の記事にくわしくまとめています。

暑気払いと納涼会は、どう違う？

暑気払いは、冷たい物を飲んだり食べたりして、体にこもった夏の暑さを払うこと。納涼は、川や海の風に当たるなどして、涼しさを味わうことです。もとの意味は少し違いますが、会社の行事としては、どちらも「夏の宴会」の名前として使われています。

9月に開く会は「残暑払い」と呼ばれることもあります。社内で毎年使っている呼び方があればそれに合わせ、案内のメールと当日の挨拶で呼び方をそろえておけば十分です。

海の上で開く会なら、風に当たる納涼と、冷たい飲み物の暑気払いを、一度に兼ねられます。

暑気払い・納涼会はいつ開く？ 6月下旬から9月までの決め方

暑気払い・納涼会は7月・8月に開くことが多く、6月の終わりや、残暑の9月に開く会社もあります。天気と上期の仕事の区切り、夏休みの予定を見て決めます。

2027年の夏のカレンダーで、目安になる日を並べると次のとおりです。

梅雨明けの日は年によって大きく変わります。関東甲信では、2025年は6月28日ごろ、2026年は7月19日ごろでした（気象庁）。7月の前半に開くなら、雨の日も考えておくほうが安心です。

日照時間は気象庁の東京の平年値（1991〜2020年）、日の入りは国立天文台の計算です。

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暑気払い・納涼会の幹事がやること一覧（2か月前〜翌日）

会場が決まってから案内を出し、出欠を集めて人数を伝える、という順番はほかの宴会と同じです。夏の会では、夏休みの予定が入りはじめる前に案内を届けておくのがこつです。7月の会なら6月のうちに、8月の会でも7月の早いうちに出しておきます。

当社のデータでも、夏の会は2か月以上前に相談を始める方が半分ほどです。30日を切ってから相談を始める方も2割ほどいますが、その時期にはもう、無料で取り消せる期限を過ぎています。

締め切りの逆算（2027年の3つの例）

開く日から逆算すると、それぞれの締め切りは次のようになります。

7月14日の会は、無料で取り消せる最後の日が6月13日で、梅雨の天気が分からないうちに決めることになります。運航できる程度の雨なら、屋根のある船内で過ごせるので、雨の心配だけで延ばす必要はありません。台風などで運航を取りやめるときの決まりは、下の「夏の夜の船で、幹事が知っておきたいこと」に書きました。

9月7日の会は、案内を出してから出欠を締め切るまでの間に、お盆休みが入ります。案内はお盆の前に出し、締め切りは休み明けに置くと、休み中に返事を急かさずに済みます。

人数の確定が週末にかかるときは、参加者の返事をその前の平日までにそろえておくと、あわてずに済みます。31日前を過ぎてから取り消すとキャンセル料がかかり、30〜14日前は15%、13〜7日前は45%と、日が近づくほど上がります（花火大会の日や、司会者などを手配するオプションは、決まりが変わることがあります）。

案内メールの例文（社内・ビジネスメール）

案内には、出欠の締め切りと服装を、はっきり書いておきます。下の例は、8月5日（木）に船で開く部署の暑気払いを、7月1日に案内するものです。

受付の時刻は、乗り場で何分前から乗れるかによって変わるので、会場に確かめてから決めてください。

夏の会は、台風の時期と重なります。前日の念押しのメールには、集合の案内とあわせて、天気が悪いときにどう知らせるかを書いておくと、当日の朝に問い合わせが集まりません。

服装は、案内に書いておく

貸切の船には、船の側で決めたドレスコードはありません。服装は、会の趣旨に合わせて幹事が決めます。何も書かないと「何を着ていけばいいか」という質問が幹事に集まるので、案内に一行入れておきます。

浴衣で来てもらう会

浴衣で船に乗れます。気をつけたいのは足元です。桟橋から船に乗り移るときに段差があり、2階建ての船には船内に階段もあります。浴衣の人には、裾を少し持ち上げて上り下りしてもらい、履物は歩きやすいものをすすめておきます。浴衣の人もそうでない人も、底の平らな靴やサンダルのほうが、ヒールの高い靴より乗り降りが楽です。

仕事帰りに集まる会

クールビズのまま来てもらってかまいません。東京の7月・8月は、日が沈んでも気温が下がりきらず、1日の最低気温の平年値でも7月が22.4℃、8月が23.5℃あります（気象庁の1991〜2020年の平年値）。それでも海の上は風が通り、船内には冷房もあるので、デッキに長くいる人や冷えやすい人には、薄手の羽織るものを1枚すすめておくと安心です。

取引先を招く会

社外の方を招くなら、案内に「軽装でお越しください」と書いておくと、相手がネクタイや上着で来なくて済みます。社内の参加者にも同じ服装をお願いしておけば、お客様だけが軽装、ということになりません。

昼の時間に開く会

当社のデータでは、夏の会は17時から19時台の出航が7割ほどですが、昼の時間に開く会も4分の1ほどあります。1日の最高気温の平年値は、7月が29.9℃、8月が31.3℃です（気象庁の1991〜2020年の平年値）。デッキに出ると日差しを遮るものが少ないので、帽子を持ってきてもらい、デッキに出る時間は短めにします。熱中症にならないよう、乾杯のあとは水やソフトドリンクもこまめに取ってもらいます。

挨拶の頼み方と、そのまま使える例文

挨拶は、開会のことば（幹事）、主催者の挨拶（社長や部長など、いちばん上の立場の方）、乾杯（次の立場の方）、中締め（乾杯とは別の方）、閉会のことば（幹事）の順が基本です。誰に頼むか、頼むときに何を伝えるかは、懇親会の記事の「挨拶の順番と頼み方」にまとめています。

夏の会では、乾杯までを短くします。グラスを手にしたまま長い話を聞くのは、暑い日にはつらいものです。主催者の挨拶は「3分ほどで」、乾杯の挨拶は「ひと言で」と頼み、開会から乾杯までを5分ほどに収めます。

開会のことば（幹事）

皆さん、お疲れ様です。本日の幹事を務めます、営業部の〇〇です。ただいまから、営業部の暑気払いを始めます。船は20時に桟橋へ戻ります。それまでの2時間、海の風と冷たい飲み物で、夏の暑さを払っていきましょう。はじめに、〇〇部長からご挨拶をいただきます。

主催者の挨拶（社長・部長など）

皆さん、上期の前半、本当にお疲れ様でした。毎日暑い中、外回りも多かったと思います。〇〇の案件では、皆さんの粘りのおかげで、いい結果を出すことができました。下期に向けて、今日はしっかり英気を養ってください。仕事の話は抜きにして、夕焼けと夜景を楽しみましょう。

乾杯の挨拶（次の立場の方）

ご指名いただきました〇〇です。部長、ありがとうございました。暑い中、皆さん本当にお疲れ様です。長い話はグラスがぬるくなりますので、さっそく参りましょう。上期の残りと、皆さんの健康を願って、乾杯！

少しくだけた一言を入れるなら

今日の会場は船の上ですので、途中で帰ることはできません。最後まで、ゆっくりお付き合いください。

船の上ならではの一言です。開会のことばの最後に入れると、乗った直後の少し硬い空気がほぐれます。

中締めの挨拶（乾杯とは別の方）

宴もたけなわではございますが、船が桟橋に戻る時間が近づいてまいりました。ここで中締めとさせていただきます。上期の残りと下期の成功を願いまして、一本締めでお願いいたします。お手を拝借。いよーっ（パン）。ありがとうございました。

閉会のことば（幹事）

以上で、営業部の暑気払いを終わります。降りるときは段差がありますので、足元にお気をつけください。お忘れ物のないよう、お席の周りをもう一度ご確認ください。まだ暑い日が続きますので、体に気をつけて、明日からもよろしくお願いいたします。

120分の進行表（8月5日・18時に出航する例）

8月5日の日の入りは18時42分です（国立天文台の計算）。日の入りの1時間前（17時40分ごろ）より少し遅い出航ですが、仕事のあとに集まりやすい18時にした例です。乾杯から40分ほどで日が沈み、後半は夜景の中を進みます。集合写真は、明るいうちに撮っておきます。

会の進行は、幹事が受け持ちます。船にはスタッフが乗りますが、司会や進行を任せたいときは、オプションで司会者を手配できます。

当社のデータでは、夏の会は乗船時間を120分にする方が6割ほどで、150分以上にする方も4割近くいます。表彰やゲームを入れて歓談の時間も取りたいなら、150分にすると、夕焼けと夜景の両方をゆっくり見られます。

夏らしい企画・出し物

暑気払い・納涼会は、歓談が中心の会でかまいません。それでも何か一つ入れたいときは、夏の会らしい次のような企画が合います。

上期の表彰

7月・8月は、上期の折り返しです。上期の前半に結果を出した人やチームを、短い表彰で紹介すると、会の目的がはっきりします。スライドを映すなら、大型のモニターがある船を選ぶか、プロジェクターを使った映像演出を相談します。持ち込むパソコンがつながるかは、打ち合わせで確かめておきます。

夕焼けの時間に合わせた集合写真

日の入りの時刻を調べておき、その少し前にデッキで集合写真を撮ります。日が沈むと、写真は暗くなります。8月5日なら18時30分ごろまでが目安です。

浴衣で来た人への、ちょっとした景品

服装を自由にするなら、浴衣で来た人に小さな景品を用意しておくと、浴衣で来る人が増え、写真も夏らしくなります。景品や飾りなどのお荷物は、事前に送っておけば、当日スタッフが船へ運び込みます。

船上バーベキュー

料理を船上バーベキューにすると、焼く・取り分けるといった役目があるので、ふだん話さない人とも言葉を交わすきっかけになります。当社のデータでは、夏の会のご相談の2割ほどがバーベキューのご希望です。肉と海鮮の食材とビールが付いたプランで、飲み放題にもできます。バーベキューができる船は限られるので、人数とあわせて早めに相談しておきます。バーベキューを屋外の河原や屋上と比べるなら、手ぶらBBQの記事にまとめています。

船では、できないこと

手持ち花火やろうそくなど、火が出る物や、引火・発火のおそれのある物は、船に持ち込めません。音楽を流す場合も、音量には制限があります。花火を楽しみたいなら、花火大会の日に合わせて、船から大会の花火を見る形にします。

夏の夜の船で、幹事が知っておきたいこと

日の入りの時刻と、出航の時刻

夕焼けから夜景まで見たいなら、日の入りの1時間ほど前に出航するのが目安です。2027年の東京の日の入りは、次のとおりです（国立天文台の計算）。

仕事のあとに集まる会で、出航を早められないときは、乾杯のころにはもう夕暮れ、という流れになります。それでも、夜景は2時間ずっと楽しめます。

雨・雷・台風の日

東京で雷が鳴る日は、平年で7月に2.5日、8月に3.2日、9月に2.5日あります（気象庁の1991〜2020年の平年値）。運航できる程度の雨なら、屋根のある船内で予定どおり過ごせます。雷や強い風などで安全に運航できないときは、運航を取りやめたり、途中で切り上げたりすることがあります。

台風が近づくなど、出航が危ぶまれるときは、原則として当日の朝までに、運航するかどうかを判断して幹事に連絡が来ます。運航を取りやめたときは、3か月以内の別の日に延期できます。日にちを移さずに取りやめる場合は、サービス総額の15%の手数料がかかります。お客様の判断で取りやめる場合は、悪天候が理由でも、ふつうのキャンセル料がかかります。司会者など、外の出演者や業者を手配するオプションは、天候で中止になっても、手配先の決まりでキャンセル料がかかることがあります。

延期できる日は3か月以内なので、8月5日の会なら11月5日までの日になります。延期の日にちを決めるときに、会の名前を「秋の懇親会」などに変えるかどうかも、上司と相談しておくとあわてません。

暑さと飲み物

船内には冷房があります。効き具合は船によって違うので、暑さが苦手な人には船内の席を中心に過ごしてもらい、デッキに出るのは景色のいい時間だけにします。

当社のデータでは、夏の会の8割を超える方が、飲み放題を付けています。飲み放題には、ビールやワインのほか、ソフトドリンクやミネラルウォーターも入っています。お酒を飲まない人や、暑さで疲れている人が水を取りやすいよう、乾杯のあとに「ソフトドリンクもあります」と一言かけておきます。熱中症は、お酒で水分が足りなくなったときにも起きやすいので、幹事は会の途中で顔色の悪い人がいないか見ておきます。

花火大会の日に合わせるなら

花火大会の日は、キャンセル料の決まりがふだんと変わることがあり、船から花火がどう見えるかも、船の位置や天候で変わります。花火の日の船の予約については、船から花火を見るときの記事にくわしく書いています。

やりたいことに合う船

人数と、やりたいことで選ぶと、候補の船は次のようになります。定員は目安です。候補の船は、その日の空きや乗り場によって変わります。

船ごとのくわしい設備は、クルーズ船の一覧で比べられます。

暑気払い・納涼会の空き状況と見積もりを問い合わせる

終わったあと：お礼と会計報告のメール

会が終わったら、翌日のうちに、乾杯や中締めをお願いした方へお礼を伝えます。会社の補助が出ているなら、補助を決めてくれた上司にも一言添えます。

会社の経費で払う場合に残しておく記録は、懇親会の記事の「会社の経費で払うなら、残しておく記録」にまとめています。

来年の幹事のために、決めたことを短いメモで残しておくと、引き継ぎが楽になります。開いた日と船、出航の時刻と日の入り、参加した人数、天気、よかったこと・次に変えたいことの5つくらいで十分です。毎年開く会なら、「去年は7月の前半で雨だった」「8月の終わりは日の入りが早かった」といったメモが、そのまま次の年の日程決めに使えます。

よくある質問

暑気払いは9月に開いてもいいですか？

はい。9月に開く会は「残暑払い」と呼ばれることもあります。9月の日の入りは、1日の18時9分から30日の17時27分まで早くなっていくので、夕焼けも見たいなら、17時ごろから16時30分ごろの出航が目安です。9月は台風が近づくこともあるので、天気が悪いときの連絡のしかたを、案内に書いておきます。

浴衣で船に乗れますか？

はい、浴衣で乗れます。貸切なので、船の側で決めたドレスコードはありません。服装は会の趣旨に合わせて決めてください。乗り降りの際に段差があり、2階建ての船には階段もあるので、浴衣の方は裾と足元に気をつけてください。

雨や台風の日はどうなりますか？

運航できる程度の雨なら、屋根のある船内で予定どおり過ごせます。台風が近づくなど、出航が危ぶまれるときは、原則として当日の朝までに運航するかどうかを判断してご連絡します。運航を取りやめたときは、3か月以内の別の日に延期できます。日にちを移さずに取りやめる場合や、お客様の判断で取りやめる場合の決まりは、本文の「雨・雷・台風の日」に書きました。

参加しない人がいるときは、どうすればいいですか？

案内に「自由参加です」と書いておき、欠席の返事に理由は求めないのがおすすめです。夏は休暇の予定がある人も多いので、出欠の締め切りを早めに伝え、欠席の人から会費は集めないことを、はっきりさせておくと返事がしやすくなります。出欠を聞くときに「途中から」「乾杯だけ」は船ではできないことも、あわせて伝えておきます。

何名から船を貸し切れますか？

目安は20名様からです。船ごとに最低保証人数（20名様以上で、船によって違います）があるので、参加する人数に合う船をご提案します。人数が決まっていなくても、仮の人数でご相談いただけます。

船で暑気払い・納涼会を開くなら、納涼会・暑気払いの貸切クルーズのページに、料理・飲み物・夏の夜の船の過ごし方をまとめています。日にちと人数が決まったら（仮でもかまいません）、見積もりフォームからご相談ください。